Tietosuojaseloste
Laatimispäivä 15.12.2019
Rekisterinpitäjä
Nimi:
Olo LKV / Tilamahdollisuudet Oy
Osoite:
Laivurinkatu 33 D 85
00150 HELSINKI
Y-tunnus:
0600024-7
Yhteyshenkilö
Nimi: Satu Hormio
Puhelinnumero: 040 584 6062
Sähköpostiosoite: satu.hormio@ololkv.fi
Rekisterin nimi
Olo LKV toimeksianto-, asiakas- ja markkinointirekisteri
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yrityksen oikeutettu etu asiakassuhteen ja/tai sopimuksen hoitamiseksi. Rekisteri kerää niiden henkilöiden tietoja, jotka antavat henkilötietonsa esim. esittelyssä, puhelimessa, sähköpostilla ja tapahtumissa tai lähettävät tietonsa sähköisen lomakkeen kautta, joka on joko yrityksen verkkosivuilla osoitteessa ololkv.fi tai asuntojenmyyntiportaaleissa (etuovi.com ja oikotie.fi). Henkilötietoja käytetään toimeksiantojen hoitamiseen sekä yrityksen asiakaspalvelu- ja markkinointitoimenpiteiden hoitamiseen.
Välitystoimeksiantojen hoitaminen ja välitystoimintaa säätelevät lait (mm. rahanpesulaki) edellyttävät tiettyjen henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä. Tiedot sisältyvät toimeksiantorekistereihin. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakkaan ja Olo LKV / Tilamahdollisuudet Oy:n välinen sopimussuhde sekä lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen.
Välitystoiminnassa voidaan kerätä alla lueteltuja henkilötietoja, joita voidaan tarvita myyjistä, ostajista, ostajaehdokkaista sekä vuokranantajista, vuokralaisista ja vuokratilan hakijoista.
Toimeksiantorekisteri sisältää myös välitettävään kohteeseen liittyviä henkilötietoja, kuten asunto-osakeyhtiön isännöitsijän ja hallitusten jäsenten nimet ja mahdolliset yhteystiedot. Näiden tietojen käsittelyn perusteena on lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen.
Lisäksi asiakasrekisterin henkilötietoja voidaan käyttää lisämyynti- ja markkinointitarkoituksiin. Käsittely perustuu tällöin Olo LKV / Tilamahdollisuudet Oy:n ja asiakkaan väliseen sopimussuhteeseen sekä rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Tämän lisäksi asiakasrekisteriin kerätään henkilötietoja (nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero) potentiaalisista asiakkaista myynti- ja markkinointitarkoitusta varten. Käsittelyperusteena on tällöin Olo LKV / Tilamahdollisuudet Oy:n oikeutettu etu.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
Kiinteistönvälitystehtävien hoitaminen
Sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen
Asiakassuhteemme hoitaminen
Mitä tietoja käsittelemme
Käsittelemme seuraavia asiakkaan henkilötietoja:
Asiakkaan perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus
Asiakkaan yhteystiedot, kuten sähköposti, puhelinnumero, osoitetiedot
Yritystä koskevat tiedot, kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot
Kiinteistönvälitystehtävien edellyttämät tiedot kohteesta ja henkilöistä. Tällaisia ovat mm. asiakirjan jäljennös tai tunnistetiedot henkilöllisyyden todentamisesta, tieto poliittisesta vaikutusvallasta (ns. politically exposed person ”PEP”), holhous- tai edunvalvontatieto, ammatti- ja työsuhde-tietoja, pankki- ja taloudellisia tietoja, selvitys varojen alkuperästä, selvitys kiinnityksistä, maksuhäiriömerkinnät, laskutustiedot, sähköinen viestintä sekä kaikki muut tiedot jotka ovat välttämättömiä välitys-tehtävien lainmukaisessa suorittamisessa.
Toteutunutta kauppaa koskevia tietoja voidaan luovuttaa Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto (KVKL) ry:lle, jossa tiedot tallennetaan KVKL:n hintaseurantapalveluun.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tietolähde on useimmiten henkilö itse, oma yhteydenotto joko suoraan meille tai yhteydenottolomakkeella tämän antamat tiedot. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä tai kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Lisäksi välityskohteen osalta tietoja saadaan esimerkiksi asunto-osakeyhtiön edustajalta ja viranomaisrekistereistä sekä ulkopuolisen palveluntuottajan rekistereistä.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Olo LKV / Tilamahdollisuudet Oy ei myy tai vuokraa käyttäjän henkilötietoja koskaan kolmansille osapuolille.
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriä käsitellään luottamuksellisesti. Rekisteri on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta seuraavin keinoin:
Yleisen tietoverkon kautta tapahtuvaa pääsyä järjestelmään on rajoitettu palomuureilla ja asianmukaisilla tietoturvatoimenpiteillä.
Paperiset tulosteet ja vastaavat säilytetään lukollisissa paikoissa.
Henkilötietoja käsittelevät vain Olo LKV / Tilamahdollisuudet Oy:n erikseen määrittelemät henkilöt sekä Olo LKV / Tilamahdollisuudet Oy:n toimeksiannosta palveluita ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet.
Säilytämme kaikkia tarvittavia tietoja lainsäädännön velvoittaman ajanjakson mukaisesti.
Tarkastus- ja muutosoikeus
Henkilöllä on tarkastus- ja muutosoikeus hänestä Olo LKV / Tilamahdollisuudet Oy:n rekisteriin tallennettuihin henkilötietoihin. Tietojen tarkastuspyyntö, tietojen muutospyyntö tai tietojen poisto rekisteristä voidaan tehdä lähettämällä erillinen dokumentti kirjallisena ja allekirjoitettuna yllä olevaan osoitteeseen tai sähköpostilla osoitteeseen satu.hormio@ololkv.fi.
Muutosoikeus
Pidätämme oikeuden muokata tätä tietosuojaselostetta milloin tahansa, joten ole hyvä ja käy aika ajoin tarkistamassa, onko tähän lausekkeeseen tehty muutoksia.
Tätä tietosuojalauseketta on muokattu viimeksi 15. joulukuuta 2019.